Calidad en las Compras: El Impacto y La Cadena de Suministro

Introducción

Las Compras no son distinto a cualquier otro proceso de la empresa. En Compras, es más, la calidad debe ser uno de los pilares maestros de la actividad. El coste de la no calidad es dramático y hoy en día desemboca en la quiebra en meses: la responsabilidad del área de conocimiento de Procurement impacta dramática y directamente en toda la cadena de valor. Así que si estas leyendo estas líneas por curiosidad (ya que tu proyecto no tiene plan de calidad) vas a descubrir nuevos términos y procesos que cambiarán tu visión de la misma alejada a como “rellenar formularios 2 días antes de que venga el inspector…” Es muy común escuchar que el Jefe de Proyecto no tiene tiempo para la calidad. Sin embargo, como hemos visto anteriormente el trabajo no se limita a las inspecciones y controles sino a toda la planificación necesaria para que la ejecución, control y posibles mejoras o defectos se gestionen rápida y eficazmente. El perfil del Director de Compras del siglo 21 se aleja de ese paradigma (no tengo tiempo) y tiene más conciencia de la importancia de la calidad, la mejora continua y el control. Cuenta mucho más volver a realizar tareas (retrabajo) y solucionar problemas que planificar para que no ocurra u ocurra le menos y con el menor impacto posible.

En su caso los clientes son internos: el resto de la cadena de valor. Así que cuando hablemso en este post de cliente, nos referiremos en un 90% al cliente interno de Compras. Así, cuando un cliente nos devuelve un entregable por ser “no conforme”, sin que anteriormente se haya consensuado, se entiende por un entregable “no conforme”, estamos poniendo en juego la empresa: es inadmisible que Compras desconozca desde el principio cuales son los criterios por los que un entregable alcanza los objetivos del proyecto y puede ser remitido al cliente final. Nota para Juniors: Si tienes la seguridad de que cumples con los requerimientos y especificaciones INEQUÍVOCAMENTE, tienes la sartén por el mango, de otra forma al cliente “puede simplemente no gustarle” tu entregable.

La perspectiva de gestión de proyectos es una forma amable de acercarse por la vía de las compras a la pregunta: ¿Qué es calidad? La calidad viene definida por el grado con el que se cumplan con los requerimientos del proyecto y del cliente.

Objetivos

Tomar conciencia de los procesos inmersos en el área de conocimiento en la Calidad desde la óptica de la gestión de proyectos de un departamento de Compras.

Ofrecer un decálogo al Project manager de las máximas de su función en un proyecto:

• Debe recomendar mejoras en el desempeño de estándares, políticas y procedimientos de la organización y recabar la aprobación – o no – de la superioridad.
• Debe revisarse siempre que exista un cambio en cualquiera de las limitaciones del proyecto (constraints)
• Debe destinar tiempo a mejorar su desempeño en calidad
• Debe revisar las métricas de la organización para ver si son aplicables tal cual al proyecto y si no modificarlas ad hoc.
• Debe animar a un crecimiento de la mejora continua
• Debe asegurarse de que sus instrucciones son ejecutadas y sus procesos seguidos
• Algunas actividades concretas serán ejecutadas por terceros de la PMO de la empresa o por alguien externo a la misma.

Inputs > Outputs

Estos son dentro del área de conocimiento de calidad los inputs en los que el Departamento de Compras debe estar presente, o al menos estar permanentemente informado y actualizado. Es posible que tenga que soportar constes indirectos relativos a calidad en su TCO y la mejor forma es participando en su definición en su justa medida.

Es decir, cada proceso se sitúa en: 

• En Planificación:
  • Entra el plan de calidad redactado en el Grupo de procesos de Planificación y
  • salen el propio plan, las métricas a utilizar (que nos aclararán si está dentro de las especificaciones, por ejemplo), checklists a utilizar y un plan de mejora de procesos
• En Ejecución
  • Entran como asegurar la calidad
  • Salen actualizaciones de estándares y procesos, solicitudes de cambios y Organizational Process Assets (Activos de Organización de la Empresa) que ayudan en la ejecución
• En Seguimiento y Control
  • entra todo el control de calidad
  • salen las mediciones de control de calidad, validación de cambios y entregables previamente solicitados.

Algunos términos de la jerga de Calidad interesante para los Compradores utilizados en calidad y gestión de proyectos:

• Gold Plating: dar al cliente funcionalidades, alcance, componentes o mejor rendimiento extras sin haberlas solicitado.  Un buen Project manager se ajustará a lo que se expresa en el Plan de calidad. Las buenas intenciones muchas veces acaban por complicar las cosas que ya de por sí son lo suficientemente complejas como para añadir factores de riesgo de fallo. A veces puede surgir por el desempeño fuera de lo normal de un equipo, pero eso es otra cosa: no estábamos viendo que “añadíamos”, sino que descubrimos algo disruptivo.
• Prevention Over Inspection: Es mejor prevenir que curar, dice el refranero. La actividad principal de la calidad es prever, no inspeccionar!
• Marginal Analysis: Se refiere a la búsqueda del punto en el que añadir más calidad no añade valor al producto. Es decir: el mayor ingreso por aumentar la calidad = coste de implementarla.
• Continuous Improvent (Kaizen): búsqueda incesante de pequeñas y constantes mejoras en la calidad (en Japón). En Europa y USA suele asociarse a grandes mejoras constantes en calidad.
• Just In Time (JIT):  Se acabó hace ya medio siglo la creencia de que tener materias primas almacenadas reducía el riesgo y hacía más competitiva la empresa. Con el refinamiento del cálculo del coste del inventario actual y la disponibilidad de materias primas y el uso de derivados financieros hacen que en los almacenes la tendencia es que ese coste y oportunidad o riesgo lo corra otro y además nos protejamos con derivados ante situaciones previsibles que pongan en el peligro el coste estándar presupuestado por la empresa.
• Total Quality Management (TQM): Desea trasladar a todo el equipo y a todos los implicados en el proyecto la necesidad de búsqueda de nuevas mejorar en la calidad de sus productos y en cada nivel de la organización.
• Responsibility for Quality: El responsable final de la calidad en el proyecto es el Jefe de Proyecto: no hay excusas. Si bien cada miembro del equipo debe testar sus trabajo con las inspecciones marcadas, el responsable es el Jefe de Proyecto. Por otro lado los Senior Managers tienen la responsabilidad en la organización. Deming afirmaba que el 85% de los problemas de calidad venían dados por el entorno de trabajo de los mandos y el sistema con el que se trabaja.

Coste de la no calidad. Todos somos conscientes de que el tiempo invertido en calidad debe ser menor del valor que produce. Algunos de los efectos que tiene la no calidad son:

• Aumento de costes
• Disminución de beneficio
• Baja moral
• Pobre satisfacción del cliente
• Aumento de riesgo
• Retrabajo
• Retrasos en planning

A sensu contrario, los efectos de la calidad, serían los mismos que los anteriores en positivo.

• Plan Quality Management: Se centra en definir los que es la calidad para el proyecto, producto, y Project Management. Planifica como lograr esos empeños.
• Perform Quality Assurance: Es un proceso ejecutivo sobre el trabajo realizado en el proyecto. Su finalidad es comprobar que el equipo sigue las políticas y procesos y estándares planificados para la obtención de los entregables objetos del proyecto.
• Control Quality: es un proceso de medición y control que examina un concreto entregable producido en el proyecto para asegurarse que se entregan dentro del nivel de calidad reflejado en el plan de calidad. También en caso de fallo debe investigar la causa raíz del mismo.

En los siguientes post iremos expresando cuestiones concretas de la calidad en las compras. Sirva este post de marco de partida.