Digital Procurement: Moda Pasajera o Necesidad Real

​En los últimos años la tecnología ha cambiado drásticamente la forma de como se recogen, procesan, almacenan, y analizan datos.  Las soluciones en la nube, la interoperabilidad de sistemas, lo análisis inteligentes, el impulso de la digitalización y más factores están permitiendo a los equipos capturar más datos (estructurados y no) y desarrollar mayor información aprehensible.

Sin embargo mientras esto sucede, hay todavía pendiente un gigantesco reto por delante: la propensión a los silos y como procesar dicha información. Aunque Source-To-Pay (S2P) or Purchase-To-Pay (P2P) se asocian a procesos ágiles y end-to-end, no lo son en gran parte de los casos en la realidad.

Jaggaer y BMO han preguntado a las empresas qué información y datos usan para procesos críticos de category management, supplier management, sourcing decisions, supllier evaluations and supplier collaborations. Los resultados han sido:

• Mas de ¾ de las organizaciones integran datos
• Pero el 78% de las mismas, lo hacen manualmente (Excel o descargando datos en sus sistemas para luego analizarlos).
• Datos sobre finanzas, cadena de suministro, y precios de materias primas son integrado manualmente.
• Datos sobre perfil de proveedor en innovación y compatibilidad son las menos integradas en estos momentos.

En cuanto a las tecnologías, desde un punto de vista de eficiencia, las mejor vistas por las empresas y de las que esperan más, son:

• SRM
• E-Procurement
• E-Sourcing

Desde un punto de vistas de la efectividad, las tecnologías que más esperanzas generan en las empresas son:

• Big Data análisis
• SRMA y e-Sourcing
• Análisis predictivo

En relación a Blockchain, robots, asistentes digitales, chatbots, las empresas están poco motivadas a implementarlas todavía. Solo una pequeña parte de los encuestados tiene claro como esas tecnologías pueden crear valor en las Compras. Así que la disposición a invertir a la fecha de hoy es moderada.

Hoy en día se está mucho más por invertir en Datos (Big Data) y su análisis (predictive analysis), siendo los datos los reyes: “Data is gold”. De momento las empresas no están por invertir de acuerdo al estudio referido en tecnología que no este probada.

Un dato interesante es que a pesar de todo el buzz tecnológico, solo un 2% de las empresas utilizan tecnologías inteligentes para ayudar a las Compras a tomar mejores decisiones mediante la recomendación a usuarios y clientes sobre lecciones aprendidas, por ejemplo:

Solo un 32% de las empresas tienen una estrategia de transformación digital, y un 25% reportaron tener recursos y competencias en marcha hoy en dia. Muchas empresas se ven desbordadas por la creciente sobreoferta de soluciones que al final lejos de aportar claridad, aportan más confusión: “es como intentar cambiar un neumático con el coche en marcha”.

Digital significa distintas cosas según desde quien lo utilice.

• Digitación, es la conversión de analógico a digital. Docs se transforman en bits y son más fácilmente accesibles, copiables, compartidos, transferidos y procesados.  No se puede digitar personas o procesos.
• Digitalización, es utilización de tecnología digital para desarrollar un proceso y el impacto de incremento de mejora que tiene (ahorro de costes – generación de mayor valor).
• Transformación Digital, en un primer acercamiento digital que enlaza todos los aspectos del negocio sin importar si tiene relación con negocio digital  o no. Se dirige a la creación y diseño de mercados, clientes y negocioscompletamente nuevos.

Y qué es Digital Procurement.

• Es más que una mejora de procesos. Las mismas actividades que burbujean en la vida diaria de las personas y stakeholders (mobile, apps, online services) son esperadas por el resto de actores que interactúan con las Compras, así que Digital procurement es un nuevo approach que conecta con todos los involucrados con Compras, mucho más allá que otra herramienta de gestión.

¿Centralizar / Descentralizar?

• En los últimos 25 años las organizaciones de Compras se ha movido de la centralización a la descentralización , para volver de nuevo a una centralización con algunos matices de sofistificación y para el punto de vista de mercado de la cadena de suministro. De manera que las economías de escala –know how, costes y eficiencia- pueden mejorar el desarrollo de producto.
• En concreto los CoE (Centros de Excelencia de compras) que funcionan como órganos consultores de Optimización de Valor que pueden recomendar por ejemplo que ciertas commodities permanezcan locales.
• La verdadera potencia de la tecnología de procurement está en la centralización pero llegado el caso se pueden crear centros virtuales Excelencia con equipos especializados que pueden saltarse en casos concretos la automatización para tomar mejores decisiones.